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一說到開會(huì)，很多人的第一反應(yīng)都是負(fù)面的，認(rèn)為開會(huì)就是領(lǐng)導(dǎo)講講大道理、批斗一下員工，開來開去也沒什么直接效果，純屬浪費(fèi)時(shí)間。

 

其實(shí)，會(huì)議是一種有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有目的的議事活動(dòng)，一般包括議論、決定、行動(dòng)等三個(gè)要素。在限定的時(shí)間和地點(diǎn)，通過有效的組織，按照一定的程序進(jìn)行，就會(huì)成為非常有效且正式的溝通方式。

 

那么，在一個(gè)托育機(jī)構(gòu)里，應(yīng)該有哪些會(huì)議呢？我認(rèn)為按照時(shí)間劃分，應(yīng)該有晨會(huì)、夕會(huì)、周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)及年度會(huì)；按照職能劃分，應(yīng)該有保教部門、后勤部門、銷售部門，以及管理部門的會(huì)議。通過這些會(huì)議，不論是上傳下達(dá)的執(zhí)行內(nèi)容，還是一線員工的反饋信息，都能得到很好的互通。

今天，我們就以全員月度會(huì)議為例，來重點(diǎn)講一下如何召開一次有效的會(huì)議。

 

月度會(huì)議，一般都會(huì)在月初開。把全員聚在一起，興師動(dòng)眾，還是很難得的會(huì)議，所以適合把重要但不緊急的事情放進(jìn)來。我在召開月度會(huì)議時(shí)，一般都有這幾個(gè)流程：

1、上月工作總結(jié)及月度優(yōu)秀員工頒獎(jiǎng)

2、下月工作計(jì)劃與具體安排

3、新員工入職儀式及拜師儀式

4、員工成長環(huán)節(jié)

5、員工月度生日會(huì)

 

看起來好像也沒有什么特別的，對(duì)吧？好像都是普普通通的流程，大家都是這樣做的。但是，成敗在于細(xì)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有一些關(guān)鍵的控制點(diǎn)，會(huì)議是否成功，大都取決于此。

上月工作總結(jié)及月度優(yōu)秀員工頒獎(jiǎng)

工作總結(jié)，該怎樣總結(jié)呢？我聽過很多園長開會(huì)，一般都是比較籠統(tǒng)地說一下做得好還是不好，稍微細(xì)致一點(diǎn)的，會(huì)說一下上個(gè)月業(yè)績(jī)完成情況，或者是重點(diǎn)事情，比如得到什么表揚(yáng)之類的。

 

我覺得還可以再細(xì)致一點(diǎn)，把一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出來，比如我們的招生情況、出勤情況、事故率、家長滿意度，以及后勤方面的數(shù)據(jù)等。

 

因?yàn)橐痪€員工每天都沉溺在具體工作中，看到的都是細(xì)枝末節(jié)的事務(wù)，很難從全局看到自己的工作是如何影響著園區(qū)的發(fā)展的，所以很難有主人翁精神。比如保教老師看到招生數(shù)據(jù)，就會(huì)知道招一個(gè)生是多么難——招生顧問每月至少要打200通電話，才能邀約到不到三四十位到訪，最后能成功簽約的可能也就是個(gè)位數(shù)。保教老師理解了銷售崗位的難處，在做銷售活動(dòng)的時(shí)候就會(huì)更配合一些。

 

另外，看到跟自己密切相關(guān)的數(shù)據(jù)，比如出勤、事故等，就可以清楚地看到自己在整個(gè)團(tuán)隊(duì)中所處的位置、進(jìn)步的空間等。如果是連鎖機(jī)構(gòu)，還可以展示一下優(yōu)秀園所、優(yōu)秀個(gè)人的數(shù)據(jù)，讓大家看到成長的方向和目標(biāo)。

 

而這些數(shù)據(jù)，要在月度會(huì)議前統(tǒng)計(jì)出來。管理層為了快速準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)這些數(shù)據(jù)，就需要在平時(shí)的工作中監(jiān)督落實(shí)這些數(shù)據(jù)的填寫。

 

有了數(shù)據(jù)，自然也就評(píng)出了月度優(yōu)秀員工。那么，如何通過頒獎(jiǎng)儀式，把優(yōu)秀員工評(píng)選弄得更有意義呢？

 

我們需要讓頒獎(jiǎng)?wù)咛崆皽?zhǔn)備頒獎(jiǎng)詞，獲獎(jiǎng)員工提前準(zhǔn)備感謝詞。比如“最佳執(zhí)行力獎(jiǎng)”，我們需要頒獎(jiǎng)?wù)撸ㄒ话闶枪芾碚撸┢綍r(shí)就要注意搜集大家的素材，做得好的具體案例，就像每年的《感動(dòng)中國》節(jié)目，得把獲獎(jiǎng)人的“優(yōu)秀事跡”說出來，讓他的發(fā)光點(diǎn)更加光彩奪目。而作為獲獎(jiǎng)?wù)?，感謝詞不能僅僅是“感謝大家”、“繼續(xù)努力”等套話，需要說出她心中佩服的人，以及下個(gè)階段的具體目標(biāo)等。這樣，從團(tuán)隊(duì)中塑造出的優(yōu)秀員工會(huì)更真實(shí)、更豐滿、更生動(dòng)，最重要的是更接地氣，讓大家覺得看得見、摸得著，這些非常重要。

 

接下來，講講下個(gè)月的工作計(jì)劃

什么是計(jì)劃？計(jì)劃是根據(jù)目標(biāo)所制定的方案。計(jì)劃比總結(jié)更重要，所以管理者必須要定出明確、清晰、詳細(xì)的計(jì)劃。

 

在會(huì)議的這個(gè)環(huán)節(jié)，首先要講的是下個(gè)月的業(yè)績(jī)目標(biāo)，這也是全員營銷的一部分。讓每個(gè)人都清楚地知道目標(biāo)，是調(diào)動(dòng)大家積極性的前提條件。目標(biāo)展示，繼而就是倒推分解及完成方式。這種公示，也是一種非常強(qiáng)的暗示，意味著管理的規(guī)范性及執(zhí)行的效力。

 

第二個(gè)要講的是保教的計(jì)劃。保教質(zhì)量的高低是從寶寶出勤率及觀察量表、事故率、家長滿意度等來體現(xiàn)的，圍繞這些指標(biāo)，并依據(jù)上個(gè)月的結(jié)果，提出本月具體需要改善的點(diǎn)及完成措施。通過這個(gè)，也可以讓其他同事看到保教部門的努力。

 

除以上兩點(diǎn)外，還有一些其他重點(diǎn)安排，比如后勤工作，以及公司下達(dá)的重點(diǎn)事項(xiàng)等。如果是連鎖機(jī)構(gòu)，我會(huì)要求園長去分享公司發(fā)生的重大事情，這個(gè)部分如果想要好的呈現(xiàn)，就需要總部每個(gè)月底向園區(qū)推送備忘錄，向大家報(bào)告公司各部門做了些什么，讓大家更深入地了解公司動(dòng)態(tài)。曾經(jīng)有一次，一位市場(chǎng)部的同事來問我，事業(yè)部的同事每天都在忙什么？我在忙什么？當(dāng)時(shí)我很震驚，我們每天工作時(shí)間都在一起，他居然不知道我在做什么。進(jìn)一步講，他也不會(huì)知道公司發(fā)展的一些具體目標(biāo)是什么，那分散在各處的園區(qū)里的同事，他們豈不是更不清楚？那還怎么上下同心？所以，覺得對(duì)于連鎖機(jī)構(gòu)來說，在月度會(huì)議上做這種溝通，還是蠻重要的。

新員工入職及拜師儀式

如果有新員工入職，無論什么崗級(jí)，都應(yīng)該在月度會(huì)議上安排這個(gè)環(huán)節(jié)。會(huì)前的準(zhǔn)備特別重要，提前找到這個(gè)新員工之前的照片，并配上三個(gè)左右的關(guān)鍵詞，可以是性格方面的，或者是描述其工作狀態(tài)的，目的是在全員會(huì)議上讓大家更加生動(dòng)地認(rèn)識(shí)她。

 

除此之外，拜師儀式也要比較隆重和正式，除了互相準(zhǔn)備禮物外，還要展示師傅對(duì)徒弟的要求，這也是公示的一部分。當(dāng)然，禮物一般要有價(jià)值限制，以免形成不良影響。

第四部分，是員工成長環(huán)節(jié)

員工成長環(huán)節(jié)，這個(gè)部分的主要作用是鼓勵(lì)員工自己給自己定計(jì)劃和目標(biāo)，不僅僅是工作上的，還可以是個(gè)人成長上的，比如這個(gè)月看什么書籍、考什么證、培養(yǎng)一個(gè)興趣愛好之類的。我一直非常注重個(gè)人的成長，也把這種希冀放在了年輕的老師們身上，園所給她們提供的是工作實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，但是要想獲得心智上的更多成長、生活上的更多經(jīng)驗(yàn)，我希望她們可以找到自己個(gè)人成長的支點(diǎn)。

最后一個(gè)環(huán)節(jié)，月度生日會(huì)

這個(gè)部分不用多說，大家都會(huì)比較容易操作。只是強(qiáng)調(diào)一下，送禮物一定要送得有誠意，同事們寫的卡片一定要精美，尤其是管理者在寫祝福的時(shí)候，一定是真誠的、符合個(gè)人特點(diǎn)的，讓過生日的小伙伴感受到大家對(duì)她的好意和關(guān)注。

最后，聊聊主持人和會(huì)議時(shí)長

為了培養(yǎng)管理團(tuán)隊(duì)，主持會(huì)議的人除了園長，各部門的負(fù)責(zé)人也應(yīng)該輪流嘗試部分環(huán)節(jié)。整個(gè)會(huì)議控制在1個(gè)小時(shí)以內(nèi)，最重點(diǎn)的環(huán)節(jié)是月度計(jì)劃，其他的根據(jù)實(shí)際情況來定。

 

如果時(shí)間比較充裕，我還會(huì)增加一個(gè)讀書會(huì)環(huán)節(jié)。每一個(gè)階段，我都會(huì)請(qǐng)大家推薦一些書籍，這樣很多老師會(huì)慢慢養(yǎng)成閱讀的習(xí)慣。有些喜歡分享的老師，就可以交給她來組織這個(gè)環(huán)節(jié)，由她來決定分享什么、怎么分享。這是營造學(xué)習(xí)成長氛圍的好方式，大家可以試試。

 

以上就是我根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)梳理出來的月度會(huì)議流程和要點(diǎn)，也歡迎大家留言分享您的會(huì)議方式，還可以討論一下其它類型會(huì)議的必要性及開設(shè)方式，期待跟大家的互動(dòng)。我是專注于托育園所運(yùn)營的鄧雨果，咱們下期再見。